wynajem odzieży roboczej +48 59 834 32 46

Kodeks pracy reguluje kwestię zapewnienia pracownikom nieodpłatnej odzieży roboczej. Obowiązek taki nakłada na firmę Artykuł 2377 § KP, jeżeli wykonywana praca na danym stanowisko stanowi ryzyko zmieszczenia bądź znacznego zabrudzenia prywatnej odzieży pracownika. Wydatki na odzież roboczą firma może wliczyć do kosztów działalności.

Odzież robocza a koszty

Na samym początku warto zaznaczyć, by odzieży roboczej nie mylić z odzieżą ochronną. Między odzieżą roboczą a ochronną występuje wiele różnic – nie tylko pod kątem fizycznym, ale też prawnym. Odzież ochronna ma za zadanie chronić pracownika np. przed wysoką temperaturą, środkami chemicznymi czy urazami. Musi ona spełniać wyjątkowe normy i jest bardzo specjalistyczna.

Koszty zapewnienia odzieży roboczej ponosi pracodawca. Może on sam zakupić i wydać ubranie robocze pracownikowi bądź wypłacić mu ekwiwalent. Co więcej, pranie, naprawa, dezynfekcja czy odkażanie odzieży roboczej również są po stronie firmy. Zagwarantowanie pracownikowi odpowiedniego ubioru to dla firm pewien koszt.

Najbardziej standardowy model roboczych spodni to wydatek średnio 80 zł za sztukę. Chcąc kupić bardziej wymagający egzemplarz, trzeba się liczyć z kwotą 150-200 zł za sztukę. Należy również zwrócić uwagę, że wiele firm przy zakupie ubrań i akcesoriów roboczych musi myśleć o sezonowości. Często pracownicza garderoba na okres letni nie sprawdzi się w zimie, ze względu na spadek temperatury i zmianę innych czynników atmosferycznych.

Wówczas konieczne jest zaopatrzenie pracownika w zimowe spodnie robocze, ocieplaną kurtkę, a w przypadku, gdy pracuje na zewnątrz również czapkę i rękawice. W takiej sytuacji koszt ubrania jednego pracownika na cały rok może wynieść nawet ponad 1000 zł. Niemniej firma może wydatki na odzież roboczą wliczyć w koszty.

Ewidencja księgowa odzieży roboczej

Wypłacanie ekwiwalentu pracownikom na odzież roboczą, jej pranie, naprawa czy dezynfekcja to koszty działalności operacyjnej pracodawcy. W związku z tym firma może ująć te wydatki w księgach rachunkowych. Wówczas należy zastosować, któryś z właściwych zapisów:

• Wn konto 40-5 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

• Ma konto 23-4 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

• Wn odpowiednie konto zespołu 5 np.:

- 500 Koszty działalności podstawowej – produkcyjnej

- 520 Koszty wydziałowe

- 530 Koszty działalności pomocniczej.

• Ma konto 49 - Rozliczenie kosztów

• Wn konto 23-4 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

• Ma konto 13-0 - Rachunek bieżący lub konto 10 - Kasa.

Karta ewidencji odzieży roboczej

Firmy, w których istnieje obowiązek noszenia odzieży roboczej, muszą egzekwować wśród pracowników, zakładanie ubrań i akcesoriów roboczych. W prywatnym stroju nie mogą oni przystąpić do pracy. Ponadto pracodawca musi założyć każdemu pracownikowi kartę ewidencyjną. Taki obowiązek wynika bezpośrednio z rozporządzenia MPiPS (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Na karcie ewidencji przydziału odzieży ochronnej na ogół widnieją dane personalne pracownika, numer ewidencyjny oraz wzrost, obwód pasa, klatki piersiowej, bioder czy długość stopy. Poza tym tabelka powinna zawierać takie pola jak:

• nazwa przedmiotu

• okres używalności

• ilość

• numer dowodu wydania

• data pobrania

• data zdania

• potwierdzenie pobrania

• numer protokołu

• uwagi, potrącenia.

Odzież robocza a VAT

Czy kupując odzież roboczą dla pracownika, można odliczyć podatek VAT? Firmy odzież roboczą często kupują na fakturę. Jeżeli pracownik rzeczywiście konkretne części garderoby i akcesoria wykorzystuje wyłącznie podczas wykonywania czynności opodatkowanych, to pracodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego.