Na wielu stanowiskach pracy wymagana jest odzież robocza. Pracodawca zgodnie z przepisami kodeksu pracy musi ją zapewnić pracownikowi bądź wypłacić mu na ten cel ekwiwalent. Odzież ta ma na celu zabezpieczenie prywatnych ubrań personelu przed silnymi zabrudzeniami i ewentualnymi defektami, na które narażeni są pracownicy w związku ze specyfiką pracy. Oczywiste jest również, że ubrania pracownicze wymagają czyszczenia, odkażania i serwisu. Za pranie też pracodawca może wypłacać ekwiwalent – jak go rozliczyć?
Kiedy ekwiwalent za pranie?
Pracodawca może zlecić pracownikowi, by sam prał swoje ubrania robocze. Za tę czynność musi mu jednak wypłacić ekwiwalent. Nie zawsze jednak jest to możliwe i są branże, w których firma sama musi zorganizować odpowiednie czyszczenie strojów pracowniczych. Dotyczy to m.in. branż, w których dochodzi do wyjątkowo silnych zabrudzeń i ubrania ulegają skażeniu środkami chemicznymi czy promieniotwórczymi bądź materiałami biologicznie zakaźnymi.
Wówczas takie czynności na ogół zleca się profesjonalnym firmom, które piorą, odkażają i odpylają odzież roboczą właściwymi sposobami i urządzeniami pralniczymi. Tego typu usługi świadczy serwis STAPOL, który poza specjalistycznym czyszczeniem roboczej garderoby, również ją wypożycza, a także konserwuje i poddaje kontroli jakości. Współpraca w tym aspekcie ze sprawdzonymi firmami ma również ogromne znaczenie w branżach, w których wykorzystuje się odzież HACCP , gdzie wymagana jest nie tylko wizualna czystość stroju pracownika, ale wręcz mikrobiologiczna sterylność.
Jak rozliczyć ekwiwalent za pranie odzieży roboczej?
Pranie odzieży roboczej stanowi koszty działalności operacyjnej firmy. Dlatego pracodawca może je ująć w księgach rachunkowych. Ekwiwalent wypłacany pracownikom za pranie odzieży powinien być ewidencjonowany na koncie 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” lub 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”. Wówczas zapis w księgach powinien wyglądać następująco:
• Wn konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
• Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami
• Wn odpowiednie konto zespołu 5
• Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej a podatek
Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży powinna być ustalona wspólnie przez pracownika i pracodawcę. W kwocie wypłacanej miesięcznie bądź kwartalnie należy uwzględnić takie kwestie, jak: cena proszku, wody, ścieków, pracy własnej czy eksploatacji sprzętu. Ekwiwalent miesięczny za pranie ubrań pracowniczy zwykle wynosi ok. 20 zł przy łatwych do usunięcia zabrudzeniach.
Ekwiwalent ten jest zwolniony z podatku od osób fizycznych. W tym wypadku jest taka możliwość, gdyż kwota ta zostaje przyznana zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy. Wynika to wprost z art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej wskazuje, że ekwiwalent wynikający z bhp również jest zwolniony od składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Niemniej w wielu wypadkach ZUS kwestionuje stosowanie zwolnienia przez różne firmy. Argumentem instytucji jest brak rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem ubrań roboczych. Chodzi o to, że wiele firm ustala jedną stałą kwotę ekwiwalentu dla wszystkich pracowników. Zdaniem zakładu nie jest to już ekwiwalent, a ryczałt, bo przyznawane pracownikom pieniądze nie odzwierciedlają realnej kwoty dla każdego z osobna. Sprawy sądowe pokazują jednak, że instytucje prawa m.in. Sąd Najwyższy nie zgadzają się z tą interpretacją ZUS-u i jeśli firma nie odprowadzi z tego tytułu składek, ma duże szanse na korzystny wyrok i wygranie sprawy.
